Att använda ett system för tidrapportering är viktigt för de flesta företag, då det ökar både effektivitet och helhetsbild över hur arbete fungerar. Det gör också att den enskilde medarbetaren får en bättre överblick över sina arbetade timmar Trots detta så används inte alltid de tillgängliga tidrapporteringssystemen fullt ut, vilket påverkar tillförlitligheten i den statistik arbetsgivaren tar fram. I dessa fall behöver arbetsgivaren motivera sina anställda att faktiskt använda de verktyg för att rapportera tid som finns tillgängliga. För att säkerställa att tid rapporteras korrekt är det viktigt att arbetsgivaren gör det som går för att underlätta för de anställda och förklara varför rapporteringen är viktig, inte bara för företaget utan också för den enskilde anställde. Genom att medarbetare rapporterar sin tid korrekt, kan arbetsgivaren öka både effektivitet, fakturering och lönehantering.I verksamheter där de anställda arbetar med olika typer av projekt är det extra viktigt med en hög rapporteringsnivå, då detta ofta direkt påverkar förtagets lönsamhet. För att få den överblick och tillförlitlig statistik som krävs för att kunna öka effektiviteten, behöver arbetsgivaren sträva efter att hålla en så hög nivå på rapportering som möjligt.
Hur motiveras medarbetare att använda tidrapportering?
Det första en arbetsgivare måste fråga sig när användandet av system för tidrapportering inte är på önskad eller förväntad nivå är vad det är som gör att den anställde inte rapporterar sin tid. Finns det hinder som gör att det är svårt att rapportera? Det kan vara krångliga system, osmidiga lösningar som inte gör det möjligt att rapportera var som helst eller system som inte är användarvänliga. Genom att ta bort dessa hinder och ha ett tidrapporteringssystem som är enkelt att använda och där funktionerna är tillgängliga och logiska, kan man snabbt öka motivationen för den enskilde anställde att använda sig av systemet.Att tidrapportering kan göras var den anställde än befinner sig är också en faktor som ökar motivationen och rapporteringsnivån.
Genom att exempelvis göra det möjligt att göra sin tidrapportering i en app kan arbetsgivaren göra det smidigt och enkelt för alla att tidrapportera även då man inte befinner sig fysiskt på kontoret eller arbetsplatsen. För att öka motivationen är det också viktigt att arbetsgivaren kan motivera varför den enskilde ska rapportera sin tid i ett system. Det kan till exempel handla om att säkra korrekt schemaläggning, så att arbetsbelastningen blir jämnt fördelad eller helt enkelt att den enskilde får rätt lön. Genom att den data som skapas genom de anställdas tidrapportering görs transparent, kan alla se resultatet av det som rapporteras och därmed motiveras att fortsätta rapportera på rätt sätt.Arbetsgivaren kan också underlätta ytterligare för den anställde genom att ställa in automatiska påminnelser där den anställde i god tid blir påmind om att rapportera sin arbetade tid under perioden. Om det befintliga systemet inte är tillräckligt användarvänligt, kan det vara bra att byta till ett modernare och enklare system med hjälp av en IT-konsult.